Федеральная нотариальная палата в письме от 01 сентября 2014 г. № 2405/03-16-3 представила «Пособие по удостоверению нотариусом принятия общим собранием участников общества решения и состава участников общества» (далее – «Пособие»), имеющее рекомендательный характер. Содержащиеся в Пособии инструкции распространяются на нотариальное сопровождение общих собраний (далее - «ОС») как непубличных акционерных обществ, так и обществ с ограниченной ответственностью. Пособие дает нотариусам следующие рекомендации по порядку сопровождения ими ОС:
-
решения ОС обществ с одним участником/акционером нотариальному удостоверению не подлежат, что, однако, не лишает общества права обратиться к нотариусам с просьбой их удостоверения;
-
заявителями при нотариальном сопровождении ОС будут являться те органы управления или лица, которые созывают ОС (исполнительный орган, совет директоров, член ревизионной комиссии или иное лицо);
-
нотариальное сопровождение ОС рекомендуется проводить на основании письменного заявления (с указанием места, даты, времени ОС), форма которого установлена Приложением № 1 к Пособию. Одновременно с заявлением нотариусу предоставляется пакет документов для проверки правоспособности общества, полномочий участников ОС, заявителя и т. п.;
-
личное присутствие нотариуса на ОС обязательно с момента его открытия и до принятия решения по последнему вопросу повестки дня, при голосовании по бюллетеням – до момента окончания подсчета голосов;
-
нотариус сам выбирает оптимальный способ фиксации информации о составе участников, полномочиях представителей, вопросах повестки дня ОС и принятых по ним решениях (например, письменно либо с использованием видео или аудиозаписи);
-
нотариус проверяет состав участников/акционеров, соблюдение кворума для принятия решений по вопросам повестки дня ОС, полномочия присутствующих на ОС лиц, соблюдение порядка голосования (в том числе кумулятивного) в ходе ОС;
-
по факту проведения ОС нотариусу рекомендуется (а при голосовании бюллетенями нотариус обязан) истребовать копию протокола счетной комиссии об итогах голосованиях. Если счетная комиссия отсутствует – нотариус вправе запросить черновой вариант протокола ОС, который велся секретарем собрания;
-
Свидетельство о совершении нотариального действия, содержащего информацию о составе участников ОС и принятых решениях, изготавливается и выдается нотариусом непосредственно после получения протокола счетной комиссии об итогах голосования. Если результаты голосования известны по завершении собрания, свидетельство изготавливается в иной максимально короткий срок. В связи с тем, что форма такого свидетельства не утверждена законодательством, в Приложении № 2 к Пособию содержится образец такого свидетельства;
-
Отказаться заверять итоги ОС нотариус может в случае проведения ОС в форме заочного голосования, отсутствия принятых решений по вопросам повестки дня ОС или ничтожности принятых решений согласно ст. 181.5 ГК РФ.
Таким образом, Пособие дает общие рекомендации по порядку удостоверения состава участников и решений ОС, которыми нотариусы вправе руководствоваться до принятия соответствующих нормативно-правовых актов. Важно отметить, что Пособие носит рекомендательный характер. И хотя оно разъясняет многие вопросы нотариального сопровождения ОС, на практике нотариусы могут предъявлять дополнительные требования, не предусмотренные Пособием, вплоть до появления нормативного регулирования данной процедуры.
| |
